Sự phát triển của công nghệ cách mạng dần thay thế các phương pháp truyền thống. Nổi bật nhất là công nghệ số hóa với nhiều ưu điểm, đơn giản hóa phương thức quản lý và nâng cao chất lượng hoạt động đang là ưu tiên hàng đầu trong công tác lưu trữ hồ sơ.
Hiện nay, Công ty Cổ phần Cấp nước Gia Định đang lưu trữ hơn 136.000 hồ sơ khách hàng thuộc địa bàn cấp nước của Công ty, trong đó có những hồ sơ được thành lập từ năm 1985 đến nay. Nhận thấy việc lưu trữ hồ sơ còn nhiều bất cập và gặp nhiều khó khăn như thời gian lưu hồ sơ đã lâu, kho lưu trữ đang dần xuống cấp và bị các tác động bên ngoài như thời tiết, côn trùng đã ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ như mục giấy, mờ chữ… Nhằm kịp thời khắc phục tình trạng trên, Công ty Cổ phần Cấp nước Gia Định tiến hành thực hiện số hóa trên dữ liệu hồ sơ khách hàng.
Để có thể áp dụng xu hướng phát triển của ngành công nghệ một cách có hiệu quả, Công ty đã nhanh chóng xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ bằng hình thức scan và lưu dữ liệu trên hệ thống máy chủ của Công ty. Ưu điểm của công nghệ số hóa chính là hỗ trợ tìm kiếm, trích lục hồ sơ nhanh chóng, khả năng lưu trữ lâu dài và hiệu quả cao hơn so với hình thức lưu trữ bằng giấy tờ.
Sự hoàn thiện tốt của công tác số hoá hồ sơ không đến từ một cá nhân nào mà đòi hỏi sự phối hợp từ rất nhiều phía. Hiện nay, giai đoạn 1 trích lọc và scan hồ sơ tại Phường 1, Quận Gò Vấp đã hoàn thành 100% với sự hỗ trợ từ các Phòng, Ban, Đội chuyên môn thực hiện công tác số hóa như Phòng Kinh doanh Dịch vụ Khách hàng và Tổ Công nghệ Thông tin. Ngoài ra còn có sự tham gia nhiệt huyết, năng nổ và không ngại khó khăn của Đoàn viên Thanh niên Cấp nước Gia Định đã rút ngắn thời gian thực hiện công tác.