Trong việc quản lý vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp thường xuyên kiểm kê vật tư để xác định lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời.

Căn cứ Quyết định số 107/QĐ-GĐ-TCHC ngày 06/12/2021 của Giám đốc Công ty về việc thành lập Ban kiểm kê vật tư kỳ II/2021.

Căn cứ Quyết định trên Phòng Kế hoạch Vật tư phối hợp cùng Phòng Kế toán Tài chính cùng Công ty kiểm toán độc lập AFC, và các thành viên trong tổ kiểm kê đã tiến hành kiểm kê vật tư định kỳ (kỳ 2 năm 2021) từ ngày 24/12/2021 đến ngày 31/12/2021 như sau

- Từ ngày 24&27,28/12/2021 kiểm kê tại kho số 17 Hồ Văn Huê, Quận Phú Nhuận: phối hợp với đơn vị kiểm toán AFC kiểm toán AFC kiểm tra các mặt hàng giá trị cao và chọn mẫu ngẫn nhiên tại kho HVH.

- Từ ngày 28, 29&30/6/2021 kiểm kê tại lô F, Cư Xá Thanh Đa, Quận Bình Thạnh

Do tình hình dịch bệnh Covid 19 diễn biến phức tạp và có nguy cơ lan rộng trong cộng đồng, Phòng Kế hoạch Vật tư sắp xếp cho các anh chị em trong Tổ kiểm kê kiểm kê luân phiên các ngày tránh tình trạng tập trung đông người trong 1 ngày để đảm bảo an toàn 5K cho mọi người.

Hiện nay công tác kiểm kê đã vào giai đoạn hoàn tất Phòng Kế hoạch Vật tư nhận thấy tình hình kho bãi sắp xếp ngăn nắp và hợp lý, dù mặt bằng còn nhiều hạn chế nhưng Tổ kho cố gắng thực hiện theo phương pháp nhập trước xuất trước để tránh tồn kho lâu ngày cho những vật tư nhập trước. Việc sửa chữa kho bãi xây thêm các ngăn treo tường trong kho Joint Boulon, kho đồng hồ, kho đồ nhựa (những vật tư này có giá trị nhỏ nhưng số lượng lớn) giúp việc lưu trữ vật tư được ngăn nắp, dễ nhìn dễ kiểm tra hơn

Phòng Kế hoạch Vật tư, phòng Kế toán Tài chính và Công ty Kiểm toán AFC đã thống nhất số liệu  vật tư tồn, kho sổ sách và tồn kho thực tế tại kho là bằng nhau.

Thông qua các số liệu vật tư kiểm kê của từng thành viên trong Ban kiểm kê, Phòng Kế hoạch Vật tư đã lập Biên kiểm kê xác định số liệu vật tư thừa thiếu trình Ban Giám đốc để báo cáo việc hoàn tất công tác kiểm kê định kỳ hàng năm của Công ty.